Documento informativo di carattere generale relativo all'archivio delle fatture elettroniche. Il testo definitivo, con i dati identificativi del titolare, va approvato dal titolare stesso e dai propri consulenti.
Il titolare del trattamento è il soggetto indicato nelle impostazioni dell'archivio, reperibile tramite i contatti pubblicati nell'informativa consegnata ai clienti e ai fornitori. Le richieste in materia di protezione dei dati possono essere inviate al recapito privacy indicato dal titolare.
Dati identificativi e fiscali di clienti e fornitori (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, email, PEC, codice destinatario), contenuto delle fatture elettroniche e dei documenti PDF, dati di pagamento e scadenze, dati degli utenti dell'applicazione (nome, email, ruolo, accessi) e registri tecnici delle operazioni.
Adempimento di obblighi fiscali, contabili e di conservazione (art. 6.1.c GDPR); esecuzione dei rapporti contrattuali (art. 6.1.b); sicurezza informatica, tracciamento degli accessi e prevenzione degli abusi (art. 6.1.f).
I documenti fiscali e i relativi metadati sono conservati per il periodo previsto dalla normativa tributaria e civilistica (di norma dieci anni). Il registro delle operazioni è conservato per il periodo necessario alle verifiche di sicurezza e agli obblighi di rendicontazione.
I dati possono essere comunicati ai professionisti incaricati della contabilità, alle amministrazioni finanziarie e agli enti competenti, ai fornitori di servizi informatici e di marcatura temporale qualificata che agiscono come responsabili del trattamento. Non è previsto alcun trasferimento verso Paesi terzi in assenza di adeguate garanzie.
Accesso riservato con credenziali personali e ruoli differenziati, cifratura delle comunicazioni, documenti conservati in archivio non pubblico con collegamenti temporanei, impronte SHA-256 e catena di integrità sui pacchetti di archiviazione, registro immutabile delle operazioni.
Gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, nei limiti previsti dagli obblighi di conservazione fiscale, e presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Le richieste ricevute vengono registrate e gestite entro i termini di legge.